1. OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo principal de la Política del Sistema Interno de Información, en adelante “el Sistema” o “SII”, es establecer el compromiso de RIVED ASESORES AUDITORES, S.L.P. para con el cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción – en adelante Ley 2/2023 –.
La política constituye uno de los documentos claves y pilares del SII, lo que conlleva a que será objeto de mayor publicidad, información y sensibilización en cuanto a la gestión del Sistema.
La presente política contempla los principios de referencia, mecanismos necesarios y aquellas normas matriz que rigen el Sistema Interno de Información, su procedimiento y el mismo canal que lo integra, destinado este último a permitir una vía de comunicación segura y los medios adecuados para informar y/o comunicar sobre posibles conductas irregulares, actos contrarios a la Ley, constitutivos de potenciales incumplimientos, previéndose como mecanismo respetuoso y comprometido con la ausencia de represalias por el mero hecho de informar o comunicar a los efectos de incentivar la cultura de la información de acuerdo con los requerimientos de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019 y su transposición mediante la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
Con todo se cumple con la principal finalidad de la ley 2/2023: proteger a los ciudadanos que informan sobre vulneraciones del ordenamiento jurídico en el marco de una relación profesional, ofreciendo garantías de confidencialidad y anonimato en las comunicaciones, siendo preferible que la información sobre potenciales incumplimientos se conozca por las propias organizaciones afectadas para corregirlas o reparar lo antes posible los eventuales daños que aquellas puedan causar, dando especial énfasis a aquellas vulneraciones que se considera que pueden causar mayor impacto al conjunto de la sociedad. También tiene como finalidad el fortalecimiento de la cultura de la información y el fomento de la cultura de la comunicación, como mecanismos para prevenir y detectar amenazas al interés público.
Esta política se aplica a todas las partes interesadas de RIVED ASESORES AUDITORES, S.L.P., siendo cualquier persona que haya tenido algún tipo de vínculo o relación con la sociedad, ya sean de carácter profesional o laboral, pese a que ya hayan finalizado su relación, sean voluntarios, trabajadores en prácticas o en período de formación, personas que participen en procesos de selección, incluidos los familiares de las personas trabajadoras de RIVED ASESORES AUDITORES,S.L.P. También se extiende el amparo de la ley a las personas que prestan asistencia a los informantes, a las personas de su entorno que puedan sufrir represalias, así como a las personas jurídicas propiedad del informante, entre otras.
En conclusión, la presente política responde a la obligación dispuesta en el art. 5.2 letra h de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, de contar con una estrategia o política que enuncie los principios generales en materia de sistemas internos de información y defensa del informante.
2. PRINCIPIOS APLICABLES
La presente Política se rige por los siguientes principios:
a) Exhaustividad, integridad, uso asequible y confidencialidad. Las comunicaciones recibidas dentro del marco del SII serán tratadas, de forma trazable y segura, según lo establecido en la Ley 2/2023 y en el propio manual del SII, siempre cumpliendo con la legislación vigente de protección de datos y garantía de los derechos digitales. Se asegurará que la información sea completa, precisa y confidencial, con la prohibición de acceso no autorizado y el almacenamiento a largo plazo de la misma. Se brindará una protección integral al informante y se respetará la buena fe, siendo este último un requisito esencial para su protección, como manifestación de su comportamiento cívico. Por otro lado, se excluyen de la protección aquellas acciones como la divulgación de información falsa o distorsionada, así como aquellas obtenidas de manera ilícita. La protección legal de la identidad de las personas que informan sobre incumplimientos es una prioridad absoluta del Sistema Interno de Información. No se revelará la identidad de estas personas a los individuos mencionados en los informes ni a terceros.
b) Independencia y autonomía del Responsable del SII. Resulta indispensable para la eficacia del SII la designación del responsable de su correcto funcionamiento. El Responsable del Sistema, que deberá estar correctamente inscrito en la correspondiente Autoridad Independiente de Protección del Informante, no recibirá instrucciones de ningún superior de la sociedad, ni estará sometido a jerarquía alguna, dada su autonomía e independencia orgánica y funcional, para el cumplimiento de las funciones propias de este cargo que deberá garantizar las prácticas correctas de seguimiento, investigación y protección del informante. El SII deberá utilizarse de manera preferente y sumaria para canalizar la información, pues una actuación diligente y eficaz en el seno de la propia organización podría paralizar las consecuencias perjudiciales de las actuaciones investigadas.
c) Objetividad diligencia e imparcialidad en el examen de las informaciones recibidas. Se evitará los conflictos de intereses y las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa, al acceso al estado del expediente y la información de los términos de la denuncia, a la preservación de su identidad y a la garantía de la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento. Se garantizará la actuación con independencia e imparcialidad, así como el máximo respeto a la legislación vigente en todo momento. Dependiendo de si la información se encuentra dentro del ámbito material y personal o subjetivo de la Ley 2/2023, del 20 de febrero, se aplicarán las garantías legales correspondientes, las cuales pueden ser más rigurosas, amplias y detalladas, o no. Sin embargo, se asegurará siempre la protección del informante y sus derechos.
d) Transparencia y accesibilidad. Se garantizará el acceso al SII y a la herramienta del canal de información implantada en la sociedad que debe permitir comunicar, ya sea por escrito, verbalmente o de ambos modos, la información sobre potenciales infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. La información será proporcionada de forma clara y fácilmente accesible, y con publicidad suficiente sobre su uso, principios y garantías que rigen el SII. Con la presente política se hace público el compromiso de RIVED ASESORES AUDITORES, S.L.P. de actuar bajo el respeto a los valores y principios que inspiran su actividad y que se encuentran explícitos en su ideario, código ético y normativa interna, así como el respeto de todos y con todo, en especial mención el respeto al medio ambiente, con la exigencia de cuidar del mismo y garantizar una mejor calidad de vida para el interés público, siendo fiel a la proyección de un espacio seguro y de buen trato para todos, facilitando el alcance del SII para comunicar e informar cualquier conducta contraria a lo mencionado hasta entonces, siendo posibilidad que se permite y se ofrece en connivencia con su total compromiso con la sociedad.
e) Ausencia de represalias, protección al informante y a otras partes involucradas. Siempre que las comunicaciones sean realizadas de buena fe y con arreglo a lo establecido en el SII de la sociedad y en la Ley 2/2023 y demás legislación vigente, se velará, respetará y preservará el compromiso con la protección del informante. La protección frente a dichas represalias se establece como medio de salvaguardar la libertad de expresión y la libertad y el pluralismo de los medios de comunicación que debe otorgarse tanto a los informantes como a las personas que en las mismas se identifican o se relacionan con la misma comunicación.
Si bien las medidas de protección también abarcan aquellas personas a las que se refieran los hechos relatados en la comunicación ante el riesgo de que la información, aun con aparentes visos de veracidad, haya sido manipulada, sea falsa o responda a motivaciones que el Derecho no puede amparar. Estas personas mantienen todos sus derechos de tutela judicial y defensa, de acceso al expediente, de confidencialidad y reserva de identidad y la presunción de inocencia y respeto al honor; en fin, de los mismos derechos que goza el informante.
En definitiva constituye la presente política el cauce para conseguir fortalecer la integridad institucional mediante la protección integral y jurídica de las personas que se presten a comunicar los potenciales incumplimientos, y a fin de evitar que a causa de las informaciones vertidas puedan llegar a ser sujetos de represalias de cualquier forma, en resto al fin de la Ley 2/2023 de 20 de febrero, en especial con su artículo primero, lo que viene siendo de aplicación tanto al informante, como a los sujetos objetos de la información vertida, y todos aquellos con los que se pueda encontrar un vínculo específico.
f) Confidencialidad y anonimato del informante. El anonimato comprende el derecho a la protección de los datos y en particular la identidad de los informantes y de las personas investigadas por la información suministrada como premisa esencial para garantizar la efectividad de la protección que persigue la ley. El SII garantizará el anonimato y/o confidencialidad a elección del informante siendo uno de sus principios fundamentales recogidos en la ley 2/2023, el deber general de mantener al informante en el anonimato, lo que se considera fundamental para poder recibir denuncias graves que de otra manera las personas trabajadoras y colaboradores o aquellos relacionados no se atreverían a señalar por temor a represalias en caso de ser identificados. Dispone la Ley 2/2023, “No hay mejor forma de proteger al que informa que garantizando su anonimato”.
Por lo que el SII es concebido, organizado y manejado de manera segura para asegurar la confidencialidad de la identidad de quien informa, la persona afectada y cualquier tercero mencionado en la comunicación. También se garantiza la confidencialidad de las acciones realizadas en la gestión y procesamiento de la información, así como la protección de los datos para prevenir el acceso de personas no autorizadas.
3. LIDERAZGO Y COMPROMISO
El liderazgo que ha de operar como eje mediador de ideoneidad del Sistema Interno de Información, es una premisa de comportamiento que implica que los líderes de la organización comprenden el Sistema Interno de Información como algo más allá de un conjunto de elementos interrelacionados, esto es, como la correcta implementación y consecución de los objetivos, asumiendo el rol de imponer y garantizar que el Sistema Interno de Información funcione con éxito y a fomentar una adecuada cultura de cumplimiento en la organización en conivencia con los valores, normativa interna y principios basicos establecidos en el código ético de la organización, siendo el respeto a la institución del SII, estatuto de toda directriz y actuación que se desarrolle en RIVED ASESORES AUDITORES, S.L.P.
4. RESPONSABLE DEL SISTEMA
De acuerdo con los artículos 8 y 5 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, el Responsable del Sistema debe responsabilizarse de la gestión diligente del Sistema Interno de Información y el tratamiento adecuado de las comunicaciones recibidas, que incluye, entre otras, las siguientes acciones:
- Recibir las comunicaciones realizadas en el canal de información habilitado para tal efecto.
- Iniciar en el caso que sea necesario el procedimiento de investigación.
- Designar a terceros expertos externos, peritos o profesionales para intervenir en el proceso de la investigación, en caso necesario.
- Cerciorarse que el canal de información está debidamente habilitado.
- Disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevar a cabo sus funciones.
- Dar la publicidad pertinente al canal de información para que todos los miembros internos y externos tengan conocimiento.
- Reportar anualmente el registro de comunicaciones y, la memoria del canal de información al órgano de gobierno.
En conclusión y según el artículo 8.4 de la misma Ley, el Responsable del SII “deberá desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respeto del resto de los órganos de la entidad u organismo, no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y deberá disponer de todos los medios personales y materiales para llevarlas a cabo”.
5. CANAL PÚBLICO
RIVED ASESORES AUDITORES, S.L.P. ha establecido una vía de sistema de comunicación de información con el objetivo de fomentar el cumplimiento y cumplir con las exigencias de la Ley 2/2023, de protección al informante.
La finalidad de este canal de información es servir de cauce preferente para posibilitar a los trabajadores de la organización, así como a proveedores, clientes, colaboradores y otras partes interesadas, la comunicación de hechos o conductas que puedan revestir el carácter de ilícito, así como la comunicación de cualquier hecho, conducta o sospecha que puedan considerarse contrarios a los objetivos y normas establecidas en el Sistema Interno de Información.
La vía habilitada es un canal público y de carácter confidencial y/o anónimo dirigido a todos los miembros internos y externos, así como cualquier persona que tenga una relación contractual o extracontractual con RIVED ASESORES AUDITORES, S.L.P.
El acceso a dicho canal se realiza mediante el enlace https://www.ovetauki.com/canal/rived-asesores-auditores, y se encuentra su protocolo de uso publicado en la página web corporativa, así como en el propio Código ético de la organización. Con todo se pretende agrupar todos los canales ya existentes en la entidad, en único procedimiento de gestión de informaciones de los distintos ámbitos materiales y personales, para cumplir con las exigencias de la Ley 2/2023 en el respeto por la cultura de la información, facilitando y protegiendo aún más los derechos de los informantes (seguridad, confidencialidad, anonimato, tratamiento efectivo, transparencia etc.).
6. INCUMPLIMIENTO SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
Los procedimientos, principios y normas establecidas en esta Política son de obligatorio cumplimiento y tienen la máxima jerarquía dentro de la normativa interna de RIVED ASESORES AUDITORES, S.L.P., como expresión de la voluntad del Órgano de Administración de cumplir con la legislación vigente y de fomentar una cultura organizativa acorde a los estándares éticos, en relación siempre con el cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
Los incumplimientos de esta Política pueden ocasionar sanciones para la organización y también para las personas involucradas mediante la aplicación del régimen sancionador necesario. Las sanciones pueden incluir acciones disciplinarias como despidos, multas, iniciación de procedimientos civiles, administrativos o penales de los individuos involucrados, entre otros.
Cualquier empleado, director, colaborador, representante, agente o tercera parte que tenga conocimiento o sospeche de cualquier acción real o inminente que suponga una violación de esta Política deberá comunicarlo a través del canal de información implementado en RIVED ASESORES AUDITORES, S.L.P. Asimismo, se hace mención expresa a que la organización nunca tolerará conductas contrarias a los principios del SII, ni tampoco ejercerá ninguna represalia contra la persona que rehúsen la práctica de acciones corruptas, aunque esto suponga ralentizar o perder cualquier clase de negocio.
Las consecuencias del incumplimiento del Sistema Interno de Información se regirán conforme lo establecido en el convenio colectivo y el Estatuto de los Trabajadores, así como al resto de legislación vigente aplicable.
7. CONTROL, EVALUACIÓN Y REVISIÓN
Corresponde al Responsable del Sistema controlar la implantación, desarrollo y cumplimiento del Sistema Interno de Información.
El Responsable del Sistema evaluará, cuando considere oportuno, el cumplimiento y la eficacia del Sistema Interno de Información y, en todo caso, cuando se pongan de manifiesto infracciones relevantes del sistema o cuando se produzcan cambios importantes a nivel gubernativo o funcional en la organización, es decir, en la estructura de control o en la actividad desarrollada por la sociedad, y en la delegación de poder de los órganos de gobierno, valorando entonces la conveniencia de su modificación.
El Responsable del Sistema revisará cada tres años la Política y propondrá al Órgano de Administración las modificaciones y actualizaciones que contribuyan a su desarrollo y mejora continua, atendiendo, en su caso, a las sugerencias y propuestas que realicen los profesionales de RIVED ASESORES AUDITORES, S.L.P. asegurándose de este modo de su mejora continua.
8. APROBACIÓN
El Órgano de Administración de RIVED ASESORES AUDITORES, S.L.P. ha aprobado la presente Política del Sistema Interno de Información mediante Acta de fecha 17/04/2024.